Notre guide sur la signature électronique pour vos devis BTP

La digitalisation des outils et process touche tous les secteurs d’activité, et les artisans du BTP ne font pas exception. Dans la boîte à outils numériques du bâtiment, on retrouve notamment la signature électronique. Service légal et dématérialisé, il facilite la vie de nombreux professionnels et particuliers. Les clients peuvent signer les devis depuis leur domicile, tandis que les entreprises gagnent un avantage concurrentiel indéniable. Définition, fonctionnement, types de signature, cas d’usage : découvrez notre guide complet sur l’utilisation et les avantages de la signature électronique en BTP !

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Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique représente la version numérique de la signature manuscrite. Il s’agit d’un procédé technique permettant à une personne de signifier numériquement son accord concernant le contenu d’un document : contrat, facture, devis, acte légal, bon de commande, attestation de présence, etc. La signature électronique possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite sur un document papier. 

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Le saviez-vous ?

Si un client inscrit une image de signature sur le document numérique à signer, sachez que cette signature n’a aucune valeur juridique.

Que dit la loi ?

La signature électronique est régie par un cadre légal européen, avec la réglementation eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services), mais aussi dans la législation française avec la loi N°2000-230 du 13 mars 2000. Pour utiliser la signature au format électronique en France, il faut passer par un prestataire présent sur la liste de Prestataires de Confiance agréés : ce sont les seules structures capables de délivrer et de fournir des procédés de signature conformes aux exigences légales. Ces conditions sont établies et mises à jour par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information), avant d’être communiquées à la Commission Européenne.

Pour qu’une signature électronique soit authentique et possède une valeur légale irréfutable en cas de litige face à un tribunal, la signature des documents doit être logicielle et passer par l’un de ces Prestataires de confiance agréés : les modalités d’authentification utilisées garantissent l’intégrité des documents signés. Généralement, l’identité du signataire est vérifiée par l’envoi d’un code par mail ou SMS, ou bien par l’ajout en ligne d’une copie de la pièce d’identité.

Quels sont les 3 types de signatures électroniques ?

La réglementation européenne sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques a établi 3 niveaux de signature électronique :

  • la signature simple ;
  • la signature avancée ;
  • la signature qualifiée.
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La signature électronique simple

La signature électronique simple est le procédé le plus souvent utilisé actuellement. En effet, la grosse majorité des prestataires de signatures électroniques actuellement sur le marché proposent des services “simples”. Ces derniers offrent un usage rapide et fluide de la signature électronique. Ce niveau correspond au premier stade de sécurité et de reconnaissance légale. Il convient pour les actes courants ou avec des risques juridiques ou financiers limités : devis, facture, contrat fournisseur, contrat de travail, mandat de prélèvement SEPA, etc.

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La signature électronique avancée

La signature avancée est une méthode plus sécurisée, qui est notamment recommandée pour réaliser des transactions financières conséquentes ou bien pour signer des documents avec des enjeux juridiques importants. Pour être valide, la signature électronique avancée doit :

  • être liée à son signataire de manière unique et claire ;
  • identifier formellement le signataire ;
  • garantir que le document ne pourra pas être modifié ;
  • être signée par des moyens sous le contrôle exclusif du signataire (téléphone ou ordinateur personnel).
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La signature électronique qualifiée

Enfin, la signature électronique qualifiée représente le niveau le plus poussé de sécurité concernant la signature en ligne. Beaucoup plus contraignante que les deux niveaux précédents, elle est rarement utilisée dans le BTP puisqu’elle répond à des problématiques spécifiques. On l’utilise par exemple pour les actes authentiques : notaires, huissiers de justice, greffes des tribunaux de commerce, commissaires-priseurs, etc.

Quelle signature électronique choisir ?

Si vous vous posez la question de quelle solution de signature électronique choisir, vous devez tout simplement déterminer le niveau de garantie et de sécurité dont vous avez besoin. Pour cela, posez-vous ces 4 questions :

  • Authenticité : la signature doit-elle être exclusivement liée au signataire ?
  • Identité : le signataire doit-il être identifié ?
  • Intégrité : avez-vous besoin de détecter une modification apportée au document après sa signature ?
  • Authentification : devez-vous passer par une authentification sous le contrôle exclusif du signataire ?

Vous avez répondu « oui » aux 4 questions : vous devez opter pour la solution avec le plus haut degré d’assurance, c’est-à-dire la SEQ. Si vous avez répondu « c’est préférable » aux questions, la SEA sera davantage adaptée. Enfin, pour une confirmation de lecture d’un compte-rendu de chantier, des signatures de devis ou de factures, la SES suffira.

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Le saviez-vous ?

Pour être utilisable dans les marchés publics, le certificat électronique doit être émis par un prestataire référencé sur une liste de confiance française (ou bien d’un État membre de la Communauté européenne), être conforme au Référentiel Général de Sécurité et avoir le niveau de sécurité exigé par l’acheteur public.

Les avantages de la signature électronique pour faire signer les devis de chantiers

Les avantages de la signature électronique dans le bâtiment sont nombreux : vous allez pouvoir trouver plus de chantiers, commencer plus tôt vos travaux dans les meilleurs délais et gagner en productivité. 

1) Gain de temps

La signature électronique fluidifie et accélère les échanges avec votre clientèle. Vous envoyez le contrat par e-mail, et le client peut le signer en quelques secondes avant que vous ne receviez la copie signée par les deux parties. Et puisque vous faites signer vos devis en ligne, vous pouvez également supprimer des étapes intermédiaires : impression papier, numérisation, prise de rendez-vous, envoi postal, archivage, etc. Il ne faut pas négliger le temps nécessaire à ces tâches administratives, qui sont très chronophages et n’apportent aucune valeur ajoutée pour votre activité ! Signer électroniquement ses documents permet de se dégager plus de temps au quotidien et d’alléger sa charge mentale. Le client pourra également valider sa demande de chantier depuis le confort de son domicile, sans avoir à se déplacer.

2) Hausse du taux de conversion

Enfin, dernier atout de la signature électronique : c’est de vous aider à convertir plus de prospects en clients. En effet, nous vivons dans un monde où tout va de plus en plus vite : nous courrons tous après le temps, et tout doit être fait le plus rapidement et le plus simplement possible. Avec la signature électronique, vous réduisez considérablement les démarches à réaliser pour vos prospects. Ils seront davantage réceptifs à votre proposition, sans compter qu’ils pourront signer votre devis à tout moment, peu importe leur situation géographique. Aucun effort de leur côté ! Vous limitez ainsi les risques de perdre des prospects à cause de procédures à rallonge. Une réduction d’abandon fait directement augmenter votre chiffre d’affaires puisque vous signez plus de contrats.

3) Gain de productivité

Que vous soyez artisan, auto-entrepreneur de BTP ou salarié d’une entreprise de bâtiment, la majorité de votre travail se déroule sur le terrain. Les actions à forte valeur ajoutée se situent dans la prospection et la réalisation de travaux. Et puisque la signature électronique vous permet d’éliminer des tâches chronophages, vous êtes en mesure de traiter davantage de dossiers client par jour, ce qui signifie un envoi de plus de devis. Vous pouvez également utiliser ce temps libre pour développer votre activité : actions de démarchage, suivi des relations clients, prestations de qualité, etc. C’est un gain global de productivité !

4) Économies

Si vous gagnez du temps et en productivité, vous gagnez forcément de l’argent. La dématérialisation des formalités bureaucratiques offre également des avantages financiers. Papier, encre d’imprimante, affranchissements postaux, stockage, archivage : accumulées, toutes ces obligations représentent un réel coût pour une entreprise de BTP. Sur une année entière, ce poste de dépense peut vite grimper. Surtout si vous devez ajouter les frais de déplacement pour signer un devis avec un client ! En optant pour la signature électronique des devis, vous pouvez réduire (ou éliminer) ces coûts pour des économies à long terme.

5) Meilleure gestion de son entreprise

La signature électronique met également à votre disposition un archivage dématérialisé de vos données, ce qui simplifie grandement la gestion de votre activité. Fini d’encombrer vos tiroirs avec des dossiers papiers ! La totalité de vos documents est centralisée au même endroit, ce qui les rend accessibles en temps réel, depuis n’importe quel support numérique. Vous profitez d’une meilleure gestion des devis. Attention toutefois : vous devez alors garantir la sécurité de votre système informatique. C’est la raison pour laquelle il est conseillé d’utiliser un logiciel de facturation en ligne : vos données sont alors sauvegardées sur un serveur sécurisé, et elles sont récupérables (en cas de vol, de dommage matériel, etc.). Vous bénéficiez également d’un suivi automatisé de vos devis signés ou en attente de signature.

6) Sécurité des transactions

Certaines entreprises du bâtiment réfractaires à la signature électronique jugent qu’il s’agit d’un service peu fiable. Pourtant, c’est beaucoup plus sécurisé qu’une signature manuscrite ! En effet, même une signature papier peut être falsifiée : il suffit de la numériser pour ensuite la réutiliser frauduleusement. Quant à elle, la signature électronique inclut une empreinte numérique au document à signer, pour plus de traçabilité. Authentification de l’identité de l’expéditeur, vérification de l’authenticité d’un document, alerte en cas de modifications après la signature : tout est 100 % sécurisé. Il existe même des logiciels proposant une fonctionnalité d’horodatage pour évaluer et noter la date et l’heure exacte de la signature.

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La signature électronique pendant les travaux

Chef de chantier, architecte, conducteur d’engins, BIM manager, charpentier : il est essentiel de maintenir des échanges avec chaque corps de métiers pour une communication saine, une bonne cohésion des équipes et une coordination logique des chantiers. Et pour cela, il est nécessaire de formaliser certaines actions par des documents signés et actés.

En effet, la signature électronique permet d’ancrer les prises de décision sur le chantier. Qu’il s’agisse d’un bon de livraison, d’une facture ou d’un devis, les échanges oraux ne suffisent pas pour donner des directives. En utilisant la signature électronique pour votre suivi de chantier, vous bénéficiez de 3 avantages majeurs :

  • Vos documents sont conservés en toute sécurité : il n’y a pas de risque zéro avec les documents papiers. Or, perdre des documents importants ou égarer des signatures peut devenir un véritable problème. Les signatures électroniques sont stockées et téléchargeables en illimité.
  • Vous distribuez des documents à plusieurs intervenants à la fois : si vous avez un poste avec de nombreuses responsabilités, vous devez probablement envoyer des documents officiels à plusieurs acteurs externes (architectes, électriciens, plombiers, etc.). La signature électronique vous permet de déployer le document aux 3 parties en même temps pour une communication optimisée et une meilleure diffusion de l’information. Il devient plus simple de tracer les échanges et de cerner l’historique d’un chantier.
  • Vous avancez plus vite dans votre chantier : réceptionnez rapidement les contrats essentiels et envoyez des documents signés pour être raccord avec l’ensemble des équipes, ce qui vous permet de progresser sans obstacles administratifs dans les travaux.

Signature électronique pour les professionnels du bâtiment : ce qu’il faut retenir

La signature électronique est une formidable opportunité pour les professionnels du BTP de se dégager du temps libre pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Décrochez plus de contrats, accélérez le début de vos chantiers, sécurisez vos documents : les avantages sont nombreux avant et pendant la phase de suivi de chantier. Munissez-vous en complément d’un logiciel de facturation pour automatiser la création des devis et factures, puis utilisez la signature électronique pour automatiser l’obtention des accords nécessaires. Si vous avez la moindre question sur le processus, nos experts hemea se feront un plaisir de vous conseiller selon vos besoins et ceux de votre entreprise !