Suivre un chantier : étapes, conseils et coût

Définition du suivi de chantier 

Le suivi de chantier, qu'est-ce que c'est ? C’est un document indispensable pour organiser en amont un chantier de gros œuvre ou de second œuvre. Il endosse le rôle de chef d’orchestre d’un chantier puisqu’il regroupe toutes les informations et les instructions dont chaque intervenant a besoin pour réaliser sans problème son travail au sein du chantier. 

Du début de la construction jusqu’à la livraison de l’ouvrage, suivre un chantier permet d’analyser l’évolution du projet et de s’organiser dans les meilleures conditions. Mais ce n’est pas tout : le suivi de chantier veille au respect des normes environnementales et de sécurité. 

Tous les acteurs du BTP amenés à rechercher une information spécifique sur le chantier la trouveront dans le document de suivi de chantier : planning, comptes rendus, calendrier de livraison, etc. Plus que nécessaire durant les réunions de chantier, il informe le maître d’ouvrage de l’évolution des travaux, ce qui permet de les rassurer et d’instaurer une relation de confiance entre l’artisan et ses clients. 

Suivre un chantier : quels sont les objectifs ?

Pourquoi suivre un chantier ? La gestion dans le BTP a pour mission de livrer un ouvrage conforme au contrat signé, mais les objectifs d’un suivi de chantier vont plus loin. Ce dernier permet notamment de :

• veiller au bon déroulement du chantier ;
• assurer la sécurité de tous ;
• respecter les délais de livraison et le budget fixé ;
• effectuer les travaux correctement et éviter les malfaçons ;
• respecter le calendrier de livraisons ;
• être en accord avec les normes environnementales et les normes de construction ;
• planifier clairement les travaux ;
• jouer un rôle de médiateur entre les différents intervenants du chantier ;
• déterminer avec précision les tâches de chacun.

Qui fait le suivi de chantier ?

Le suivi de chantier est surtout indispensable pour de gros travaux, comme un agrandissement de maison ou une construction neuve. Le suivi de chantier est généralement réalisé par un conducteur de travaux, un maître d'œuvre ou un architecte. Peu importe le responsable, le propriétaire bénéficie des mêmes garanties. 

Le professionnel spécialiste du suivi de chantier s’occupe d’accompagner, de conseiller et de gérer les entreprises du BTP durant leurs contrats pour réduire au maximum les délais de réalisation. Cette prestation a évidemment un coût et les honoraires sont calculés sur la base du montant total des travaux (en fonction d’un pourcentage précis qui peut varier selon les prestataires).

Comment assurer un bon suivi de chantier ?

Vous allez débuter un nouveau projet de construction ? Un bon suivi de chantier passe par une phase préalable d’organisation et de planification. Vous ne devriez jamais débuter un projet de construction avant d’avoir pris le temps de faire ces étapes préparatrices. 

1. Identifier les ressources nécessaires

Première étape essentielle pour suivre un chantier : identifier en amont les ressources nécessaires à la réussite du projet. Le tout permet ensuite d’établir un planning de chantier pour déterminer “qui fait quoi”, ce qui vous offre une vue 360° (et en temps réel) des ressources humaines, matériels et véhicules. Ainsi, vous êtes en mesure de superviser chaque tâche et garder une longueur d’avance pour éviter les retards, les erreurs ou les malfaçons. 

2. Préparer le calendrier d’intervention

Le suivi de chantier ne peut exister sans un calendrier d’intervention. Ce calendrier a pour but de répertorier toutes les interventions qui doivent avoir lieu sur ce projet, en précisant la date et le nom de l’entreprise sous-traitante ou intervenants extérieurs, mais aussi la nature de l’intervention. Il est recommandé de toujours prévoir une marge de temps supplémentaire pour gérer les imprévus.

3. Prévoir les livraisons de matériaux

En complément, suivre un chantier nécessite aussi de prévoir les livraisons de matériaux, c’est-à-dire la date et la nature des fournitures livrées, mais aussi leur stockage une fois sur le lieu des travaux. Le calendrier de livraison fonctionne en complément du calendrier d’intervention pour poser les bases du suivi de chantier. Et pour finir, plus le suivi de chantier s’alourdit, plus un suivi administratif rigoureux se révèlera nécessaire (photos, plans, bons de livraison, factures, etc.).

4. Se munir des bons outils

Suivre un chantier n’est pas nécessairement compliqué lorsque l’on se munit des bons outils. Les adeptes du format papier comprendront rapidement d’une feuille et un stylo se révèlent plutôt obsolètes lorsqu’il s’agit d’établir un suivi de chantier clair et précis. Et surtout potentiellement partageable aux intervenants et ouvriers concernés ! On opte donc plutôt pour un format digital de type tableau Excel ou logiciel de gestion de chantier. Cette dernière solution permet notamment de stocker les plans, les photos et les factures nécessaires pour simplifier le suivi et la coordination.

Suivre un chantier : les 5 étapes à suivre

Comment faire le suivi d'un chantier ? Il est à présent temps de passer aux choses concrètes en détaillant toutes les étapes fondamentales pour suivre un chantier efficacement. Vous ne devez rien laisser au hasard et établir chaque document avec précision dans la mesure où ils sont garants de la bonne tenue d’un chantier.

1. L’installation de chantier

L’installation du chantier est une première phase primordiale : c’est un gros travail à faire en amont qui permet de garantir la sécurité des employés. Vous devez notamment mettre au point le PIC (Plan d’Installation Chantier) qui a pour objectif de répertorier tous les éléments présents sur le lieu des travaux. Engins, passages et accès aux points du chantier, sanitaires, parking : vous devez parfois demander des autorisations pour installer des engins et machines volumineuses (comme une grue). 

Même si un chantier semble relativement chaotique d’un point de vue extérieur, c’est tout l’inverse : les emplacements de chaque matériau, fourniture et outil sont prévus à l’avance pour débuter le projet de construction sur des bases saines. De plus, lorsque l’on sait que c’est dans le secteur du BTP que surviennent le plus les accidents du travail, c’est à ne pas négliger pour la sécurité des intervenants. 

2. La création des plannings

Seconde étape pour suivre un chantier, c’est l’élaboration des plannings. Nous les avons mentionnés plus haut : ils permettent de gérer la livraison de matériel, les interventions des sous-traitants et les missions des ouvriers. Ces plannings aident à rester organisé et à ne pas se mélanger les pinceaux, surtout pour des chantiers longs. 

Grâce à une bonne coordination, vous évitez les fautes comme l’intervention des carreleurs avant la livraison du carrelage. Même si la création des plannings n’est pas une mince affaire, vous diminuez le risque d’erreur, de temps perdu et donc d’allongement des délais de livraison. Pour vous aider dans cette étape, il peut être tout à fait judicieux de vous équiper d’un logiciel de planning de chantier.

3. L’organisation des réunions de chantier

Une réunion de chantier a pour mission d’apporter des informations pertinentes pour le suivi de chantier à intervalle régulier. Tous les corps de métier peuvent se regrouper afin d’échanger sur l’évolution des travaux : ce qu’il reste à faire, les futures missions de chacun, les problèmes rencontrés et les solutions mises en place, etc. L’idée, c’est de trouver des solutions rapides et efficaces dès qu’un point bloque.

Lors de ces réunions, on retrouve souvent : les responsables, le conducteur de travaux, le maître d’œuvre, le maître d’ouvrage, le chef de chantier, les sous-traitants et les clients si besoin. Ainsi, chacun obtient une vision globale du suivi de chantier, et une visite des travaux peut être organisée par la suite pour que chacun puisse constater ce qui a été dit lors de la réunion.

4. La visite de chantier

Une visite de chantier permet donc de constater ce qui a été évoqué en réunion : c’est un moment clé pour repérer des erreurs ou des malfaçons et anticiper leur réparation. De plus, les visiteurs peuvent examiner les machines et engins présents sur le chantier et vérifier que les ouvriers respectent les bonnes mesures de sécurité du bâtiment. Pour finaliser ces réunions et visites de chantier, il convient ensuite de rédiger un compte rendu de chantier permettant de synthétiser les informations échangées.

5. La rédaction du compte rendu de chantier

Le compte rendu de chantier n’est pas un document contractuel, mais il demeure néanmoins une pièce maîtresse pour suivre un chantier. C’est le maître d’ouvrage qui se charge de sa rédaction. Ce document est purement informatif et s’adresse aux acteurs du projet de construction ou de rénovation. Il doit être visualisé comme le carnet de santé du chantier : quelles sont les forces et les faiblesses actuelles du projet ?

Combien coûte un suivi de chantier ?

Vous vous en doutez bien : suivre en chantier est un travail à part entière et demande une certaine expérience dans le domaine. Cette expertise a donc un coût. Mais même si vous désirez vous charger du suivi de chantier vous-même pour vos clients, cette partie vous donnera également des informations utiles si vous cherchez comment facturer un suivi de chantier : inspirez-vous-en pour votre grille tarifaire.

Les facteurs de variation des coûts 

Certes, les tâches relatives à un suivi de chantier changent assez peu. Cependant, certains paramètres peuvent influer sur le budget total qu’il sera nécessaire d’allouer pour suivre le chantier efficacement :

• La qualité du professionnel : en fonction de la notoriété du professionnel en charge de la tâche (un architecte, un constructeur de maison, etc.), les tarifs seront plus ou moins importants. Le suivi de chantier restant un facteur fondamental de réussite, il est recommandé de travailler avec une entreprise qui a de l’expérience.
• La durée du chantier : puisque le coordinateur devra contrôler en permanence les travaux, il prendra en compte le délai d’exécution. Sa mission ne s’achève que lors de la réception définitive des bâtiments, la date de livraison finale aura donc une incidence sur le coût des prestations du coordinateur de chantier.

Le tarif d’un maître d’œuvre

Faire appel un maître d’œuvre pour suivre le chantier demande une enveloppe budgétaire entre 100 et 1 500 € par mètre carré. Oui, il s’agit d’une fourchette très large puisque tout dépend des tarifs appliqués par le prestataire et des tâches qu’on lui demande d’accomplir. 

Un suivi normal chiffre plutôt dans la fourchette basse. Mais si vous ajoutez des prestations comme le recrutement de sous-traitant, le tarif global augmente logiquement. Un maître d’œuvre calculera souvent son prix selon un pourcentage du montant du chantier (généralement entre 4 et 10 %).

Un prix proportionnel  aux travaux en passant par un architecte

Pour les professionnels qui optent pour un contrat clé en main, l’architecte prend en charge toutes les phases du projet. Depuis la conception (plan, maquette, dessin informatique) jusqu’à la phase d’études (fondation, économie énergétique, durabilité, etc.) en passant par les demandes de permis de construire, le recrutement des entreprises et la réalisation du projet, un architecte peut réaliser votre suivi de chantier. 

Le coût total de cette prestation peut aller jusqu’à 15 % du budget global de la construction. Pour un service moindre de type planification de chantier uniquement, le tarif est de l’ordre de 4 % du montant des travaux.

Comment rédiger un rapport de suivi de chantier ?

Afin de vous aider à peaufiner au maximum votre process de suivi de chantier, découvrons ensemble quelques astuces supplémentaires pour bien rédiger un rapport de suivi (aussi appelé compte rendu ou procès-verbaux). Dans la mesure où il doit documenter avec précisions toutes les observations faites lors des visites de l’architecte sur le chantier afin de pouvoir les communiquer facilement aux différents acteurs, le rapport de chantier est structuré sur un modèle préétabli. 

Nos conseils pour la rédaction

Il est nécessaire de faire un point sur le respect des délais, la correcte exécution des travaux, les éléments qui doivent être réparés, mais aussi les modifications et les travaux supplémentaires à prévoir. Toutes ces informations importantes doivent pouvoir être trouvées facilement par les intervenants concernés. Concernant la mise en forme et le fond :

• optez pour les mêmes titres et sous-titres pour chaque rapport ;
• soyez le plus clair possible ;
• restez bref et concis, sans faire de longs paragraphes ;
• ajoutez toutes les précisions nécessaires (être concis n’empêche pas d’être exhaustif) ;
• triez vos idées par lots ou par marché ;
• assignez immédiatement chaque problème à un responsable ;
• illustrez chaque propos avec des photos, des plans ou des dessins lorsque c’est nécessaire et/ou possible ;
• annotez les images ou illustrations pour que le lecteur repère facilement les éléments importants ; 
• ajoutez des plans et des dates butoirs ;
• numérotez vos remarques pour rendre le rapport le plus lisible possible. 

Les éléments à intégrer

Ensuite, parmi les éléments essentiels à intégrer dans le rapport pour suivre le chantier d’un simple coup d’œil, on retrouve :

•  Le numéro du rapport : de la même manière que vos factures et devis sont numérotés, vos comptes rendus ont chacun un identifiant unique. L’identifiant est composé de l’identifiant du projet et du numéro du rapport. 
• Le titre du rapport : il doit rester court, par exemple “rapport de chantier n°X pour le projet Y”.
• Les détails du projet : mentionnez l’identité du client, le projet, l’adresse du chantier et une courte description des travaux.
• La date et l’heure : il peut s’agir de la visite sur le chantier ou de la réunion.
• La liste des personnes présentes : ajoutez la liste des intervenants présents sur le chantier lors de la visite. 
• La liste de distribution : il s’agit des personnes à qui sera envoyé ce rapport.  
• La progression des travaux et les éventuelles insuffisances : listez toutes les remarques sur le projet et les tâches en cours. Mentionnez les insuffisances et non-conformités (avec une description complète), identifiez le problème, mais aussi ses causes et les solutions possibles pour le résoudre. 
• Les remarques : elles sont classées par catégories pour associer chaque tâche à un intervenant ou un corps de métier, par exemple “fondations”, “toiture”, “menuiseries”, etc. 
• Les informations pratiques : placées à la fin du rapport, elles indiquent la prochaine date de visite prévue du coordinateur de travaux et celle de la prochaine réunion de chantier. 
• La non-responsabilité : paragraphe standard qui vise à protéger juridiquement l’auteur du compte rendu.

Utiliser un logiciel de gestion pour vos chantiers

Saviez-vous qu’il existe des outils de suivi de chantier au même titre que des logiciels de devis et factures ? Les fonctionnalités de ces logiciels sont nombreuses et très utiles : vous pouvez quantifier vos besoins en matériaux et en main d’oeuvre, établir vos plannings en quelques clics et visualiser chaque étape du projet. 

Déterminez quand chaque corps de métier doit être présent et la durée de son intervention. Rédigez facilement vos comptes rendus et les rapports, mais aussi le bilan à la livraison des travaux pour vérifier que votre budget a été respecté. En temps réel, contrôlez l’état d’avancement des travaux et leur conformité en fonction du cahier des charges et de la réglementation.

Ce type de logiciel du BTP permet également de centraliser toutes les informations relatives au chantier pour faciliter la communication entre tous les acteurs. Gagnez du temps dans la gestion du chantier, améliorez la productivité de vos équipes et assurez la rentabilité de vos chantiers.

Suivre un chantier : ce qu’il faut retenir

Suivre un chantier est une opération aussi complexe que nécessaire. Chiffrer les travaux, préparer le chantier, organiser les plannings, mobiliser les ressources, rédiger les comptes-rendus : ce sont autant de tâches qui exigent du temps, de la rigueur et de l’expérience. Si vous désirez acheter vos fournitures au meilleur prix et bénéficier d’un service client sur-mesure, découvrez notre Club Pro pour simplifier votre gestion de chantier. Faites des économies et ne vous souciez plus de la qualité des matériaux ou des délais de livraison : hemea prend en charge cette responsabilité et vous garantit un large choix de fournitures partout en France.