Comment ne plus perdre de temps à relancer mes clients ?

Près d’un quart des faillites des entreprises de BTP sont dues à des factures impayées. Les retards de paiement impliquent des problèmes de trésorerie, et vous perdez un temps précieux à relancer vos clients. Le tout peut entraîner des arrêts de chantier, des frais supplémentaires, voire la nécessité de mener des procédures juridiques chronophages. Heureusement, pour éviter au maximum les factures impayées ou les retards, vous pouvez mettre en place des mesures préventives afin de gérer efficacement le recouvrement des factures et ne plus perdre de temps à relancer vos clients ! Dans cet article, découvrez 3 leviers pour optimiser votre relance client.

Équipe hemea
Équipe hemea

1. Éviter les mauvais payeurs en se renseignant sur ses clients

La première mesure à mettre en place pour éviter de relancer ses clients, c’est de s’assurer de leur solvabilité et de réaliser toutes les démarches pour attester de leur obligation de paiement devant la loi. Les bons clients, ce sont les clients qui payent en temps et en heure !

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Vérifier leur solvabilité

Pour ne plus perdre de temps à relancer vos clients, vérifiez leur sérieux et leur solvabilité avant même d’accepter un contrat ou un chantier. Une simple recherche Google peut vous donner de précieuses informations. Si vous travaillez en BtoB, le site societe.com vous permet de connaître  l’état financier de l’entreprise potentiellement cliente. Évitez de signer avec une entreprise en redressement judiciaire ou en liquidation. Concernant l’historique des incidents de paiement d’une société, vous pouvez y accéder sur codinf.ellipro.fr.

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Toujours signer un devis

Cette partie peut sembler évidente pour beaucoup d’entre vous, mais certains artisans continuent de négliger l’importance du devis dans la relation client. Avant de débuter les travaux, faites toujours signer un devis à votre client : il tient alors lieu de contrat et les deux parties sont légalement engagées. Précisez toujours les modalités et les délais de paiement, puisque le simple fait d’ajouter des pénalités de retard (forfaitaires ou en pourcentage du montant total) incitera vos clients à régler la facture dans les délais requis ! N’hésitez pas également à demander un acompte (généralement 20 % de la facture). C’est une mesure simple qui permet de prouver le sérieux et l’engagement du client. 

Salle de bain - sèche serviette
Pictogramme Ampoule

Le saviez-vous ?

Pour les travaux supérieurs à 12 000 € HT, vous pouvez demander une garantie de paiement de la part d’un organisme habilité.

2. Prévenir les erreurs sur les factures

Les erreurs sur les factures peuvent également entraîner des retards de paiement, ce qui vous oblige à relancer vos clients régulièrement. Chaque erreur sur la facture donne droit au client d’en demander une nouvelle, ce qui retarde automatiquement son règlement. De plus, une facture doit comporter certaines mentions obligatoires pour que vous puissiez ensuite entamer un recours en justice si nécessaire. C’est un document à ne surtout pas négliger !

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Les mentions obligatoires 

Une facture dans le BTP doit contenir et mentionner des éléments précis pour être recevable d’un point de vue légal :

  • mention “Facture” ;
  • référence de facture (généralement une numérotation dans l’ordre croissant) ;
  • votre identité, le nom de votre entreprise, l’adresse de son siège social et le numéro SIRET ;
  • le nom et l’adresse du client (et son numéro SIRET si c’est un professionnel) ;
  • les prestations fournies, avec détails et montants ;
  • le régime de TVA applicable ;
  • le délai de paiement attendu ;
  • les pénalités de retard appliquées.
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La mention des pénalités de retard

Depuis le 1er juillet 2019, il est obligatoire d’appliquer un minimum de 2,61 % du montant de la facture en tant que pénalités de retard, avec une indemnité forfaitaire de 40 €. Il est important de clairement spécifier ces montants pour être ensuite en mesure de les réclamer à votre client.

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L’envoi de la facture

Pour ne plus perdre de temps à relancer vos clients, vous devez également envoyer la facture dès que vous avez terminé la prestation ou livré le produit fini. Un délai de 15 jours est accordé par la loi, mais nous vous recommandons d’envoyer la facture le plus tôt possible : dès qu’il la reçoit, le client est en mesure de vous payer. La facture reprend généralement les délais et les modes de paiement négociés en bas de page, et les éventuelles conditions de paiement (versement d’un acompte, paiement d’une partie de la somme à une date précise, etc.).

Cuisine rénovée en bois
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Le saviez-vous ?

La facture papier et la facture électronique possèdent la même valeur juridique. Vous devez les conserver dans vos archives pour une période de 10 ans en cas de contrôle fiscal.

3. Ne plus relancer ses clients grâce à un logiciel de facturation

Les défauts de paiement sont extrêmement chronophages, surtout s’ils sont récurrents. Or, gérer ces problèmes de trésorerie vous oblige à sacrifier un temps que vous aimeriez consacrer à des actions à plus forte valeur ajoutée. Pour ne plus perdre de temps à relancer ses clients, utilisez un logiciel de facturation pour suivre et gérer l’avancement de chaque contrat.

Non seulement vous pouvez créer des factures et devis rapidement, mais vous éliminez également le risque d’erreurs ! Ce type d’outil vous offre une optimisation du suivi de vos factures pour réagir rapidement en cas de retard de paiement. Vous évitez au maximum les factures impayées : ne renoncez plus à des chantiers à cause d’un manque de trésorerie.

Quel délai pour relancer un client ?

Selon l’article L.441-6 du code du commerce, le délai maximum de paiement entre 2 entreprises est de 30 jours. Ce délai débute à compter de la date de réception des marchandises ou de la réalisation de la prestation. Il est toutefois possible de prévoir certains cas spécifiques :

  • se mettre d’accord et repousser le délai à 60 jours maximum à partir de la date d’émission de la facture ;
  • se mettre d’accord et repousser le délai à 45 jours maximum à partir de la fin du mois d’émission de la facture ;
  • les établissements publics de santé ont droit à un délai de 50 jours maximum.
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Le saviez-vous ?

Que faire si la deadline tombe sur week-end ou un jour férié ? Dans ce cas, c’est au client d’anticiper le le paiement pour que ce dernier arrive en temps et en heure.

Quand et comment relancer un client qui n'a pas réglé ?

Même en mettant en place de bons réflexes pour vous prémunir des factures impayées, vous devrez tout de même lancer des procédures afin de recouvrer les factures. Pour cela, vous avez le choix entre le règlement à l’amiable et la procédure judiciaire. En cas de défaut de paiement, la loi vous couvre dans les deux cas !

La procédure de règlement à l’amiable

Réagir rapidement est la clé pour faire face à une facture impayée. Relancez votre débiteur au sujet de sa créance : en effet, il s’agit parfois d’un simple oubli ou d’un client qui joue sur la montre. Une relance client par mail, téléphone ou lettre suffit souvent à débloquer le paiement. Garder toujours à l’esprit que le client est un partenaire commercial, et que vous devez conserver une bonne relation avec lui pour continuer à collaborer. Ne mettez pas tout de suite en doute sa bonne foi !

La procédure de règlement judiciaire

Après une première relance du créancier restée sans réponse, vous devez lancer les procédures judiciaires plus lourdes. Certes, elles sont pénalisantes et chronophages, mais c’est votre dernier recours. Pour être éligible, votre créance doit exister et être prouvée par un contrat ou des factures, son montant doit être estimé en argent et son échéance dépassée. 

Plusieurs options s’offrent à vous :

  • La mise en demeure : rédigez un courrier de mise en demeure (vous n’avez pas besoin d’un avocat) et envoyez-le à votre créance en lettre recommandée avec accusé de réception. La lettre doit être datée et mentionner “Mise en demeure”. Indiquez les nouveaux délais de paiement, qui sont en moyenne d’une à deux semaines supplémentaires.
  • Le recours à une société de recouvrement : depuis la loi Macron du 1er juin 2016, il est possible de recourir à une procédure simplifiée pour les créances inférieures à 4 000 €. Faites appel à un huissier, qui se charge alors de la procédure. Le créancier dispose d’un mois pour répondre.
  • L’injonction de payer : le tribunal de commerce associé au lieu de résidence ou siège social de votre débiteur se chargera de recouvrir la facture impayée. Le client mauvais payeur est contraint de régler sa dette ainsi que les indemnités de retard associées.
  • L’assignation en paiement : vous citez le débiteur à comparaître devant la justice, ce qui nécessite de monter un dossier à charge de preuves. Votre débiteur peut quant à lui se défendre et chacun expose ses arguments. Ici, il est conseillé de faire appel à un avocat qui plaidera en votre faveur.

Relance client dans le BTP : ce qu’il faut retenir

Pour éviter de perdre du temps à relancer des clients, vous devez donc vous assurer de leur solvabilité, vérifier et garantir la fiabilité de tous vos documents (devis comme factures) et utiliser un logiciel de facturation pour assurer le suivi de vos paiements. Avec ces actions préventives, vous devriez déjà être en mesure de réduire les incidents ! Chez hemea, nous avons développé un logiciel de devis et factures pour les professionnels du BTP. Gagnez des chantiers supplémentaires, passez moins de temps sur votre administratif et évitez au maximum les retards de paiement !

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